Rahmenbedingungen
Unabhängig von der individuell zu treffenden Abgrenzung zwischen Projekten und z.B. „Maßnahmen“ oder „Vorhaben“ bezeichnet Projektmanagement die Gesamtheit aller Grundsätze, Verfahren und Instrumente für die Steuerung von Veränderungsprozessen. Es ist damit ausdrücklich nicht auf IT-Projekte beschränkt.
Nach den üblichen Terminologien sind Projektportfolio- und Projektprogramm-Management vom Projektmanagement zwar klar abgegrenzt, aber die inhaltlichen und methodischen Gemeinsamkeiten machen eine gemeinsame Betrachtung erforderlich; alle Aktivitäten sind integriert zu steuern und werden daher im folgenden in ihrer Gesamtheit betrachtet.
Unabhängig von der regulatorischen Sicht ist das Management von Veränderungen Kern jeder Unternehmenssteuerung in dynamischen IT-, Markt- und Wettbewerbsumgebungen. Die Beherrschung des Veränderungsmanagements geht dabei über „formale“ Verfahren und Instrumente hinaus und erfordert eine vom Management vorgelebte und implementierte Projektkultur – eine Disziplin, in der traditionell geführte Unternehmen vielfach Nachholbedarf haben.
Anforderungen
Die MaRisk verlangen „nur“ eine Betrachtung der mit organisatorischen oder IT-Veränderungen verbundenen Auswirkungen auf die Kontrollverfahren und -intensität. Aus regulatorischer Perspektive finden sich die konkretesten Formulierungen in den Bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT (BAIT) – zwar bezogen auf IT-Projekte, aber angesichts der zunehmenden Verzahnung von IT- und fachlichen Veränderungen dürften die meisten Projekte in der Praxis von den Regelungen der BAIT betroffen sein. Gefordert sind unter anderem eine gesamtheitliche Betrachtung der Veränderung sowie eine enge Einbeziehung der Fachbereiche bzw. der Endanwender sowie der Geschäftsleitung. Insgesamt werden Verfahren für die Projektsteuerung inkl. Dokumentation, Test, Produktivbetrieb etc. verlangt, die an keiner Stelle über die geübte „good practice“ hinausgehen; folglich räumen die BAIT auch keinen Umsetzungszeitraum ein, sondern verstehen sich dahingehend als reine Klarstellung.
Bemerkenswert ist die explizite Forderung nach einem systematischen Projektportfoliomanagement sowie einer Berücksichtigung im Risikomanagement, also eine klare Absage an eine isolierte Einzelbetrachtung parallel laufender Veränderungsaktivitäten.
Prüfungsgegenstand
Unsere Prüfungen zu Projektmanagement-Verfahren umfassen im Regelfall:
- Eignung und Angemessenheit der Regelungen und Instrumente für das Projektportfolio-, Programm- und Projektmanagement sowohl für IT- als auch für organisatorische Veränderungsprozesse oder strategische Vorhaben;
- Eignung des Instrumentariums für den Einsatz externer Berater mit Projektsteuerungsverantwortung, etwa Flexibilität und Adaptionsfähigkeit der Governance-Regelungen;
- Instrumente zur ökonomischen Bewertung und Priorisierung sowie zur Erkennung und Behandlung von strategischen, prozessualen und Ressourcen-Abhängigkeiten innerhalb des Projektportfolios;
- Definition, Arbeitsweise und Besetzung von Entscheidungs- und Steuerungsgremien inkl. der tatsächlichen Einbindung der Geschäftsleitung;
- Projektkultur und projektadäquates Führungs- und Entscheidungsverhalten, inkl. Abbildung in den Anreizsystemen.