Neben den Prüfungen durch die interne Revision und den Jahresabschlussprüfer nehmen Sonderprüfungen deutlich an Häufigkeit und Bedeutung zu. Typische Anlässe sind etwa
- Sonderprüfungen nach §44 KWG,
- Prüfungen im Auslagerungsmanagement auf Veranlassung des auslagernden Instituts,
- Prüfungen übergeordneter Prüfungsinstanzen, etwa durch regionale oder zentrale Prüfungsverbände in den kreditwirtschaftlichen Verbünden.
Die Prüfungsintensität solcher externer Prüfungen übersteigt die der internen Revision im Regelfall deutlich; dazu kommt die in der Regel fehlende zeitliche Planbarkeit. Die Mitarbeiter verfügen nicht immer über die notwendige Erfahrung mit derartigen Prüfungen; zudem stoßen interne Kapazitäten schnell an ihre Grenzen. Eine Sonderprüfung stellt damit immer eine besondere Herausforderung dar.
Prüfungsvorbereitung
Sobald Kenntnis von der bevorstehenden Prüfung erlangt wird, beginnt eine intensive Vorbereitungsphase.
Zunächst sind bestehende Feststellungen, im Regelfall die der internen Revision sowie des Abschlussprüfers, zusammenzustellen und hinsichtlich des Abarbeitungsstandes zu aktualisieren. Diese werden sinnvollerweise ergänzt durch ein Self Assessment des Managements.
Auf Basis der Prüfungsankündigung bzw. des Prüfungsanlasses wird dann im Rahmen einer Risikoanalyse geprüft, welche potenziellen Feststellungen in der Sonderprüfung wahrscheinlich sind, und welcher Schweregrad mit der Feststellung verbunden sein kann.
Das Ergebnis der Analyse wird dann genutzt, um fokussiert bestehende Lücken nach Möglichkeit zu schließen oder zu verringern; falls das nicht möglich ist, wird sinnvollerweise bereits eine Umsetzungsplanung erstellt, die dem Prüfer proaktiv vorgestellt werden kann.
Auch das Aufsetzen fokussierter Schulungsprogramme kann erforderlich werden und bedarf einer administrativen und inhaltlichen Vorbereitung.
Prüfungskoordination
Die eigentliche Prüfungsbegleitung beginnt im Regelfall mit der Zusammenstellung einer üblicherweise sehr umfangreichen Liste an Dokumenten, die der Prüfer typischerweise bereits im Vorfeld der Prüfung erwartet.
Die Sammlung und Qualitätssicherung der Unterlagen muss so früh wie möglich beginnen, um etwa Lücken und Konsistenzschwächen zu bereinigen.
Parallel sind potenzielle Gesprächspartner für den Prüfer zu bestimmen und auf die Prüfung vorzubereiten; diese Vorbereitung kann sowohl fachliche Coachings als auch Verhaltenstrainings beinhalten.
Im Verlauf der Prüfung ist sowohl eine jederzeitige Auskunftsbereitschaft als auch eine frühzeitige Erkennung möglicher Feststellungsrisiken sicherzustellen. Dazu ist es je nach Umfang des Prüferteams erforderlich, einen oder mehrere Mitarbeiter vollzeitig als Ansprechpartner für den Prüfer, Koordinationsstelle für die Klärung von Nachfragen sowie die Protokollierung kritischer Prüfergespräche vorzusehen.
Prüfungsnachbereitung
Jede Sonderprüfung wird mit einer Reihe mehr oder weniger schwerwiegender Feststellungen enden, die dann in eine stringente Umsetzungsplanung zu überführen sind. Je nach Ergebnis der Prüfung ist mit einer Nachschauprüfung oder sogar mit einer Vertiefungsprüfung zu rechnen, so dass der Einhaltung der zugesagten Endprodukte und Termine höchste Priorität zukommt.
Umsetzungsmanagement
Je nach Art und Umfang der Prüfungsfeststellungen kann der Aufsatz eines speziellen Umsetzungsprojektes erforderlich sein. Dieses ist insbesondere im Hinblick auf die Nachschauprüfung mit höchster Stringenz und einem klaren Blick auf die regulatorische Belastbarkeit der Ergebnisse zu steuern.
Unsere Leistungen für Sie
GC&C Audit kann Sie je nach Ausgangslage und Bedarf in allen Phasen der Prüfungsbegleitung unterstützen und dabei auch die Steuerung Ihres internen Projektteams übernehmen.